Устойчивое развитие и конкурентоспособность зависят от того, насколько оперативно собирают и анализируют данные в компании.
Чем быстрее компания растет, тем больше данных ей приходится обрабатывать — и одними таблицами тут уже не обойтись. Поэтому руководитель решает внедрить BI-систему, но сделать это правильно – отдельная сложная задача.
Что такое BI-система
BI-система (Business Intelligence) — это набор инструментов и программ, который собирает, обрабатывает и визуализирует большие объемы данных из разных источников. Источниками информации могут выступать корпоративные системы учета (ERP, CRM), внешние веб-сервисы, а также потоковые сведения с IoT-устройств и сенсоров.
Компании приходят к внедрению систем по вполне понятным причинам:
- слишком много ручной работы: отчеты приходится формировать каждый день — и это съедает ощутимую часть рабочего времени;
- нет единства в показателях подразделений: сложно быстро понять реальное финансовое состояние бизнеса и принимать решения;
- компания растет (масштабируется, выходит на новые рынки) и необходимость прогнозировать продажи, денежные потоки и загрузку производства требуют более серьезной аналитики.
Другими словами, BI-система нужна для автоматизации и для того, чтобы привести данные в порядок и создать из них понятную основу для управленческих решений.
Как работают BI-системы
Архитектура BI-систем, как правило, многослойная, поскольку данные перед визуализацией проходят несколько этапов обработки:
Шаг 1. Источники данных. Информация забирается из разных систем, внешних сервисов, файлов.
Шаг 2. Обработка. Данные очищаются и приводятся к единому формату — без этого невозможна достоверная аналитика данных.
Шаг 3. Хранение. После обработки информация сохраняется в специальном хранилище, где структурируется и ожидает дальнейшей обработки.
Шаг 4. Аналитический слой. Аналитическая надстройка забирает данные из хранилища, вычисляет показатели, строит прогнозы и готовит срезы для отчетов.
Шаг 5. Визуализация. Готовые показатели выводятся на дашборды в понятном для пользователя виде.
Благодаря такой архитектуре компания может наращивать объемы информации без потери скорости при добавлении новых отчетов.
Как выбрать BI-систему и не ошибиться
Частый вопрос, который задают компании — как выбрать BI-систему. Более подробно о том, как сделать выбор, мы написали в статье. Ошибка на этом этапе будет стоить и времени, и денег, а ошибка становится понятна обычно уже после внедрения системы. Фактически, есть два основных подхода:
Готовые решения.
Это популярные платформы с уже настроенной базовой логикой: отчеты, дашборды, коннекторы к типовым системам. Они позволяют быстрее стартовать и стоят дешевле на первом этапе. Такой вариант хорошо работает, если процессы в компании стандартные и интеграций немного. Но по мере роста бизнеса часто приходится подстраивать процессы под систему, а не наоборот.
Примеры: Visiology, PIX BI, Форсайт, Yandex DataLens.
Индивидуальная разработка.
Разработка BI-системы ведется под конкретную модель бизнеса: проектируется архитектура, собирается единая структура данных, настраиваются интеграции и логика показателей. Запуск требует больше подготовки, зато система сразу учитывает особенности компании и проще масштабируется. Этот вариант оправдан при сложных процессах, нескольких источниках данных или нестандартной отчетности. Если вы рассматриваете эту опцию, важно правильно оценить стоимость разработки системы и выбрать подрядчика.
Универсального решения нет: выбор зависит от зрелости IT-инфраструктуры, требований к безопасности, объема данных и планов развития компании. На практике компании часто начинают с платформы, а затем переходят к кастомной модели, когда стандартных возможностей становится недостаточно.
В Aiston мы сопровождаем создание BI-системы от аудита до масштабирования: проектируем архитектуру, выстраиваем модель показателей, настраиваем интеграции и обеспечиваем поддержку. Такой подход позволяет получить систему, которая не просто показывает отчеты, а действительно помогает управлять бизнесом.
Как внедрить BI и с чем можно столкнуться
Внедрение системы бизнес-аналитики — процесс многоступенчатый, требующий системного подхода. По шагам весь процесс выглядит следующим образом:
Этапы внедрения системы:
- Постановка задач. На старте аналитик или проектная команда собирают информацию у будущих пользователей системы — руководителей и рядовых сотрудников. Важно зафиксировать вопросы, на которые система должна отвечать; какие отчеты нужны и в каком виде выводить дашборды. Затем запросы систематизируют в единое техническое задание, которое станет фундаментом всей разработки.
- Аудит данных. Прежде чем начинать создание BI-системы, нужно определить, откуда брать информацию, нет ли в ней дубликатов или ошибок, все ли данные в едином формате.
- Проектирование архитектуры. В зависимости от бизнес-задач, масштаба деятельности и бюджета определяют модель хранилища, логику расчетов KPI; закладывают возможность интеграции с системами. От того, насколько гибкой будет архитектура, зависит эффективность системы в будущем.
- Разработка и настройка BI-систем. На этом этапе формируются дашборды, настраиваются права доступа и параметры обновления данных. Важно проводить тестирование промежуточных результатов на реальных пользователях, чтобы своевременно корректировать направление развития.
- Обучение пользователей. Важный этап, без которого создание BI-системы не приведет к реальному эффекту.
После внедрения системы важно продолжать сбор обратной связи от пользователей и вносить корректировки, чтобы дорабатывать отчеты по мере развития бизнеса.
Сложности внедрения и способы их минимизации
Даже при четком понимании целей на пути внедрения неизбежно возникнут сложности. Чаще всего проблемы связаны не столько с технологиями, сколько с данными и людьми. Разберем основные барьеры, с которыми сталкивается бизнес, и способы их преодолеть — чтобы получить действительно работающий инструмент.
Большинство проблем при внедрении BI лежат не в технической плоскости, а в области данных и человеческих отношений. Вот четыре самых частых барьера и способы их преодолеть:
- Разрозненность и низкое качество данных. На старте проекта выясняется, что сведения хранятся в нескольких системах, имеют различную структуру и не синхронизируются между собой. Решение — предварительный аудит, выбор системы учета для каждого блока и стандартизация информации.
- Отсутствие единой методологии расчета показателей. Если подразделения используют разные формулы расчета KPI, внедрение BI приведет к возникновению противоречий. Решение — согласование формул и утверждение методологии расчета на уровне руководства.
- Низкая вовлеченность пользователей. При отсутствии вовлечения со стороны руководителей и функциональных подразделений проект теряет практическую ценность. Решение — привлечение будущих пользователей к формированию требований и демонстрация положительных результатов внедрения.
- Недостаточное внимание к архитектуре и масштабируемости. Разработка BI-систем «под текущие отчеты» без учета стратегических планов компании создает ограничения в среднесрочной перспективе. Разделение слоя хранения данных и аналитического слоя делает систему гибкой и устойчивой.
Успех внедрения BI зависит от тщательно продуманной архитектуры и методологии на ранних этапах проекта.
Заключение
BI-система — это способ видеть бизнес целиком: где зарабатываем, где теряем, куда двигаться дальше. Она собирает разрозненные данные в единую картину, подсвечивает узкие места и дает опору для решений — от оперативных до стратегических.
Однако собрать все данные в едином интерфейсе — только полдела. Если информация попадает в систему неочищенной, противоречивой или с разными формулами расчетов, вместо прозрачности вы получите графики, которым нельзя верить. BI-инструмент лишь выводит на экран то, что уже есть в компании. И если на входе — хаос, на выходе будет его наглядная демонстрация.
Компании, которые выстраивают такую аналитику, получают прозрачность процессов, единые показатели для отделов и возможность быстро реагировать на изменения. Но технология сама по себе ничего не решает: эффект наступает, когда архитектура спроектирована под конкретные задачи, а не под абстрактные «лучшие практики». В этом и заключается ценность грамотного внедрения BI-систем.