Заказчик — крупная компания из сферы доставки и логистики с большим штатом сотрудников.
Бизнес напрямую зависит от стабильности IT-инфраструктуры: через неё проходят внутренние коммуникации, обработка данных и координация рабочих процессов.
Контекст
Сотни рекрутеров компании ежедневно работают с таблицами: ведут кандидатов по процессу найма, фиксируют отработанные смены и рассчитывают выплаты.
Каждый новый сотрудник требовал отдельный аккаунт, а нагрузка на Google Workspace росла, потому что рекрутеры работали в одних и тех же файлах одновременно.
Когда их число увеличилось с 300 до 450 человек, система приблизилась к лимитам по тарифу и производительности. Расширять тариф было бессмысленно: стоимость на облачные корпоративные сервисы росла в разы.
До 499 сотрудников компания могла использовать базовый тариф — около $6 за аккаунт.
При добавлении всего одного пользователя (500-й сотрудник) требовался переход на enterprise-план, где стоимость составляла уже около 20 $за аккаунт.
Фактически рост команды на одного человека приводил к четырёхкратному увеличению затрат на офисную инфраструктуру.
В 2024 году, на фоне ухода с российского рынка Microsoft и Amazon, к этим ограничениям добавился ещё один риск — возможные отключения сервисов Google.
Риски и последствия для бизнеса
Излишние расходы
переход на более дорогой тариф
с кратным ростом ежемесячных затрат
Остановка бизнес-процессов
потеря доступа к таблицам и данным
могла парализовать работу отдела найма
Что необходимо было сделать
Мы работали с компанией и оказывали ей административную поддержку, поэтому хорошо понимали внутренние процессы. На старте решили с командой Заказчика, что заменить текущую систему простой CRM не получится.
Мы поставили целью собрать собственное решение, без зависимости от внешнего вендора, и:
Снизить расходы на
офисную инфраструктуру
Провести миграцию
без остановки работы HR-службы
Сохранить привычную
логику работы рекрутеров
Взять данные под полный
контроль клиента
Реализовать корпоративную
почту на свой сервер
Обеспечить одновременную совместную
работу сотрудников (450+ пользователей)
При этом времени на долгую трансформацию организации совместной работы с документами и управления наймом не было. Даже час простоя означал сотни потерянных рабочих часов и прямые финансовые потери.
Особенности проекта
Модульная архитектура как основа управляемости и отказоустойчивости
Внедрение open source вместо SaaS для независимости от вендора и контроля над инфраструктурой
Локальное облако в сертифицированном ЦОД (ФЗ-152) для соответствия требованиям по защите данных и снижения инфраструктурных рисков
Подбор ядра системы и офисного контура
Файловое хранилище. Мы начали с выбора файлового хранилища, потому что именно оно должно было стать основой всей системы: управлять пользователями, хранить данные и обеспечивать совместную работу.
Рассматривали два варианта — ownCloud и Nextcloud. Оба решения нам были знакомы по предыдущим проектам, но под задачи клиента лучше подходил Nextcloud.
частые релизы
развитая экосистема
гибкая лицензия
Так Nextcloud стал ядром офисной инфраструктуры компании.
Офисное решение. Следующим шагом протестировали офисные решения для совместной работы с документами и таблицами.
На выбор были Collabora, MS Office Online и ONLYOFFICE. Рекрутерам был критически важен аналог Google таблиц для совместной работы с независимыми фильтрами и одновременным редактированием. Для HR-команды это был критичный сценарий.
После сравнения решений поняли, что только ONLYOFFICE соответствует требованиям. Его и интегрировали в новую архитектуру.
Почтовый сервис реализовали отдельно. Почта использовалась для внутренней коммуникации и получения откликов от кандидатов, поэтому требования были базовыми: стабильность, веб-доступ и контроль над данными.
Мы развернули корпоративную почту на своём сервере на базе Postfix, Dovecot, ClamAV и SpamAssassin. Это помогло в контроле данных, минимизации риска блокировок и зависимости от внешних провайдеров.
После выбора компонентов мы собрали систему как единую архитектуру, разделённую на микросервисы.
Это позволяло масштабировать ресурсы точечно и не создавать единую точку отказа.
Выбор площадки размещения
Первоначально мы планировали размещение на физических серверах в двух дата-центрах (Москва и Санкт-Петербург) с синхронизацией площадок.
Однако на этапе согласования выяснилось, что ЦОД в Петербурге блокирует порт для почты. Для разблокировки требовалось приобретение подсети IP-адресов и дополнительные согласования, что увеличивало сроки и бюджет проекта.
В итоге приняли решение разместить систему у облачного провайдера с собственным сертифицированным дата-центром по ФЗ-152. Это помогло быстрее развернуть среду и сохранить контроль над данными.
Миграция
Перед миграцией мы совместно с Заказчиком согласовали план работ и определили требования к запуску.
Ключевым условием была бесшовность: HR-процессы нельзя было останавливать даже на короткий срок.
Чтобы это реализовать, мы предложили два сценария:
Поэтапный перенос
Сотрудники переводятся группами, старая и новая системы какое-то время работают параллельно, миграция проводится в несколько дней.
группы по 10 сотрудников
~2 часа на одну группу
3–5 рабочих дней
параллельная работа двух систем
Экспресс-переезд
Полное переключение за выходные
с предварительной подготовкой среды
и пользователей.
все сотрудники
48 часов
переключение за выходные
предварительная подготовка и тестирование
После оценки сроков и нагрузки остановилась на экспресс-сценарии. Саму миграцию провели в 3 этапа.
Этап 1
Подготовка инфраструктуры
Aiston:
Подготовили инфраструктуру
До начала переноса мы полностью подготовили новую систему: развернули её, подключили все сервисы и проверили, как она работает при высокой нагрузке и совместной работе. Так смогли убедиться, что в день запуска не возникнет сбоев.
Настроили пользователей и доступы
Затем подготовили пользователей: создали учетные записи для 450 сотрудников, настроили доступы и согласовали структуру хранения, чтобы к моменту переключения пользователи могли войти в нее без проблем.
Заказчик:
Организовали хранение данных перед переносом
При этом, часть подготовки команда Заказчика взяла на себя: привела в порядок рабочие файлы, чтобы переносить только актуальные документы.
Так к моменту старта миграции среда уже была готова к эксплуатации.
Этап 2
Миграция и запуск
Переключение системы провели по согласованному плану в течение выходных, оставаясь на связи с командой Заказчика в общем рабочем чате.
Перед запуском произошёл инцидент на стороне дата-центра провайдера: из-за сбоя оборудования часть виртуальных машин стала работать нестабильно, и доступ к сервисам временно был недоступен.
Мы быстро решили проблему через усиление архитектуры: развернули резервную площадку в другом дата-центре и настроили сценарий быстрого переключения. Это позволило снизить риск повторного простоя и повысить отказоустойчивость решения.
В процессе миграции мы:
- перенесли рабочие данные
- проверили корректность таблиц и совместного редактирования
- переключили домены и почтовый контур на новую инфраструктуру
К понедельнику сотрудники уже работали в новой системе.
Этап 3
Адаптация и техническая поддержка
После технического запуска проект не завершился. Заказчик привлёк нас к сопровождению системы: в первые недели мы оперативно отвечали на вопросы пользователей, помогали адаптироваться к новой среде и корректировали рабочие сценарии при необходимости. Поддержка продолжается и сейчас.
Результаты
За 1 месяц мы по факту импортозаместили офисную ИТ инфраструктуру. Миграция заняла выходные и прошла без остановки бизнес-процессов.
Главное, что мы сделали — сохранили бюджет, избавили компанию от зависимости от вендора, риска внезапного отключения.
В результате компания:
может масштабироваться без остановки работы HR-процессов
экономит 2,2–2,4 млн ₽ ежемесячно
полностью независимая от зарубежных облачных сервисов
снизила расходы на офисную инфраструктуру в 5 раз
контролирует свои данные и инфраструктуру
Когда проект запускался, системой пользовались около 400 сотрудников.
Сегодня — уже более 1600. Архитектура выдержала рост без изменений, система продолжает работать стабильно, а экономия на инфраструктуре измеряется миллионами рублей в год.
Обсудить идею или проект
Шаг 1 из 6
Выберите тип вашего проекта