Руководителям клиник часто сложно организовать работу так, чтобы пациенты не ждали в очередях, а врачи не сталкивались с перегрузкой. Ручное планирование расписания не учитывает всех нюансов: длительность приёма, особенности специалиста, поток пациентов.
Рассказываем, как автоматизация помогает упорядочить расписание и сделать работу клиники предсказуемой и удобной.
Что такое автоматизация расписания
Классическое понимание автоматизации предполагает передачу рутинных ручных задач от человека к системе. В медицине это может быть что угодно — от учета финансов до работы с электронной медицинской картой.
В контексте штатных расписаний автоматизация означает, что система сама распределяет время приёма пациентов и контролирует загрузку специалистов. Такие решения учитывают:
- длительность разных типов приёмов и процедур,
- загрузку конкретных врачей,
- особенности работы отделений,
- поток пациентов из разных каналов.
Конкретный набор функций зависит от того, какое решение внедряет клиника — о них расскажем далее.
Предпосылки
Несмотря на значительный рост цифровизации — в первом полугодии 2025 года объём рынка медицинских IT-решений в России превысил 27,6 млрд рублей, — в большинстве клиник расписание по-прежнему составляется вручную. Врач сообщает администратору свои часы приёма, тот заносит их в систему или даже в обычную таблицу и дальше пытается распределить пациентов по свободным слотам. Если в клинике есть онлайн-запись, она просто «накладывается» сверху на этот календарь, а не работает на автоматизацию расписания.
На первый взгляд схема понятная, но она редко учитывает все нюансы и сценарии:
- разные типы приёмов занимают разное время,
- у одного врача пациенты идут плотным потоком, у другого остаются пустые окна,
- перенос или отмена приёма влечёт цепочку звонков и правок,
- администраторы стараются успеть за всем, но человеческий фактор всё равно приводит к ошибкам.
И все это — не только организационные трудности. Пациенты уходят с ощущением, что в клинике «бардак», а врачи работают на износ и теряют продуктивность.
IT-инструменты для автоматизации расписания
В этом блоке мы рассмотрим решения для автоматизации расписаний по нарастающей — от базовых инструментов, которые только помогают избавиться от ручного ввода, до зрелых технологий, которые используют крупные медицинские сети для управления потоками пациентов и прогнозирования нагрузки.
Базовый календарь в МИС
Это самый простой инструмент, который есть почти в каждой медицинской информационной системе. Врач сообщает, в какие дни и часы он готов принимать, а администратор заносит эти данные в систему и вручную распределяет пациентов по свободным окошкам. Если кто-то отменил приём или опоздал, администратор тоже корректирует график сам.
Такой формат подходит клиникам, где поток пациентов относительно небольшой. Но нагрузку с сотрудников он почти не снимает: администраторы всё равно делают большинство операций вручную, а значит, сохраняется риск ошибок и накладок.
Онлайн-запись с интеграцией в МИС
Если у клиники есть сайт или мобильное приложение, пациенту достаточно выбрать удобное время приёма — всё остальное должно происходить автоматически. Со стороны внутренних систем этот слот сразу передаётся и синхронизируется с медицинской информационной системой, чтобы отразиться в календаре врача.
Дополнительное преимущество приносит работа с агрегаторами («Яндекс Здоровье», «Продокторов» и др.). Запись с агрегаторов тоже должна корректно попадать в МИС, иначе легко получить двойное бронирование.
Например, для одного из наших заказчиков — сети медицинских центров — мы в Aiston реализовывали интеграцию с «ПроДокторов». Здесь мы не только провели работу над автоматизацией расписания, но открыли новый канал коммуникации — аналогичные проекты показывают, что до 30% новых пациентов приходит именно из агрегаторов.
Чат-боты и интеграции с мессенджерами
Чат-бот — это удобный инструмент, который позволяет пациенту записаться к врачу прямо там, где он обычно общается: в Telegram или ВКонтакте.
Пациенту достаточно написать сообщение боту. Дальше всё происходит как в живом диалоге: бот уточняет, к какому врачу и на какое время нужна запись, и сразу фиксирует её в расписании. Пациент получает подтверждение в чате, а при необходимости — напоминание накануне визита. Если планы поменялись, запись можно отменить или перенести тем же способом, без звонков.
Вообще чат-бот дает гораздо большие возможности. В нём можно:
- выстраивать воронки — например, собирать заявки на чекапы или прививки,
- проводить опросы и анкеты перед приёмом,
- напоминать о повторных визитах или сдаче анализов,
- информировать о новых программах клиники.
Для пациента это привычный и удобный формат общения, а для клиники — универсальный канал, который работает и как инструмент автоматизации штатного расписания, и как канал коммуникации с аудиторией.
Электронная очередь
Когда пациент приходит в клинику, важно не только правильно его записать, но и грамотно организовать поток внутри. Здесь помогают системы электронной очереди. Пациент получает талон на терминале или через приложение, видит свой номер на табло и понимает, когда его вызовут.
Обычно при проектировании системы электронной очереди закладывают:
- терминал для получения талона,
- табло и экраны для отображения статуса очереди,
- модули синхронизации с расписанием в МИС,
- уведомления для пациентов (на экране, через SMS или приложение),
- аналитические отчёты, которые отражают среднее время ожидания, нагрузку по кабинетам, пиковые часы.
Со стороны внутренних систем данные синхронизируются с расписанием врача: если приём затянулся или произошёл перенос, очередь автоматически подстраивается. Это снижает нагрузку на администраторов и делает процесс более управляемым.
Подробнее об этом мы рассказывали в нашем кейсе по разработке умной электронной очереди.
Умное расписание и аналитика
На самом продвинутом уровне автоматизация расписания становится полноценным инструментом управления клиникой. Система сама подстраивает график на основе заданных правил и накопленных данных: учитывает длительность разных услуг, равномерно распределяет нагрузку между врачами, перестраивает расписание при изменениях.
Самые современные системы подключают элементы машинного обучения: предсказывают, какой пациент с большой вероятностью не придёт, или какие часы будут перегружены в сезон простуд.
Поверх этого добавляется управленческая аналитика для руководителя с полными данными о том:
- какие специалисты перегружены, а у кого простаивают часы,
- когда наступают сезонные пики (например, рост обращений к ЛОРу осенью),
- где клиника теряет пациентов из-за длинных ожиданий,
- какие дополнительные слоты или специалисты нужны в определённые дни.
Такие инструменты анализа данных в бизнесе помогают принимать объективные управленческие решения.
Как внедрить решения
Если вы пришли к пониманию, что клинике нужна автоматизация штатного расписания, то первым шагом стоит определить, какие ресурсы у вас есть и какие задачи система должна решать. Для небольшой клиники это может быть интеграция онлайн-записи с сайтом и МИС, а для сети — комплексное решение с аналитикой и прогнозированием нагрузки.
Здесь важно не ограничиться установкой готового софта. Гораздо эффективнее — провести аудит процессов и подойти к разработке IT-системы с учетом специфики клиники. Такой подход требует участия разработчиков и интеграторов, которые помогут разобрать процессы и грамотно выстроить архитектуру решения. Но именно он даёт результат на практике.
Мы в Aiston помогаем медицинским центрам пройти этот путь: от анализа текущих процессов до разработки и внедрения решений, которые снимают нагрузку с персонала и повышают удовлетворённость пациентов.